Het DGE-portaal is toegankelijk vanaf elk apparaat met een internetverbinding door naar het volgende adres te navigeren: https://dge.diplomatie.be

De applicatie past de lay-out automatisch aan op uw toestel (PC, laptop, tablet of smartphone) om een optimale gebruikerservaring te garanderen.

De toegang kan aangevraagd worden vanaf de aanmeldingspagina van het DGE-Portaal. U dient enkele stappen te doorlopen: u wordt gevraagd om de organisatie waartoe u behoort (administratie of kabinet) te selecteren. Deze organisatie valideert vervolgens uw aanvraag. Als uw organisatie of afdeling niet opgenomen is in de lijst, kiest u voor “overig”. Nadat u de gevraagde informatie over uzelf hebt ingevuld (uw naam, afdeling, …), zal de Access Manager van uw geselecteerde organisatie uw aanvraag controleren en goedkeuren of afwijzen. U ontvangt per e-mail een bevestiging zodat u kunt inloggen op het DGE-Portaal.

Voor de gebruikers van de FOD Buitenlandse Zaken:

Als gebruiker van de FOD Buitenlandse Zaken zijn er geen formaliteiten om toegang te krijgen. U kunt inloggen in het systeem met uw diplobel-ID. Indien u nog geen wachtwoord hebt gekregen, klikt u op “wachtwoord vergeten?” en volg de instructies. Daarna kunt u zich inloggen.

Indien uw organisatie niet in de lijst is opgenomen, kunt u kiezen voor “Andere”.

Uw verzoek om toegang tot het systeem te krijgen vereist de tussenkomst van een lokale beheerder van uw organisatie, dit kan enige tijd duren. Indien dit te lang duurt, kunt u steeds contact opnemen met het DGE-secretariaat. U vindt de contactgegevens onderaan uw scherm in de rubriek “contact”.

Neen. U hebt toegang tot het systeem op hetzelfde adres op uw smartphone als vanaf uw PC. De applicatie past de schermindeling automatisch aan op uw apparaat voor een optimale gebruikerservaring.

De personen en organisaties bedoeld in het artikel 2.2 van het Samenwerkingsakkoord tussen de federale Staat, de Gemeenschappen en de Gewesten, betreffende de vertegenwoordiging van het Koninkrijk België in de Ministerraad van de Europese Unie, namelijk de vertegenwoordigers van de federale, gewest- en gemeenschapsministers, alsook de vertegenwoordigers van de bevoegde federale, gemeenschaps- en gewestelijke departementen.

Dit bericht verschijnt wanneer het systeem geen exacte overeenkomst kan vinden tussen de opgegeven gebruikersnaam en wachtwoord.

Dit betekent meestal dat er een verkeerd wachtwoord werd ingevoerd. Als het na een tweede poging nog niet werkt, probeer dan uw wachtwoord opnieuw in te stellen door op het bericht “wachtwoord vergeten” te klikken op de inlogpagina. Houd er rekening mee dat u uw e-mailadres moet invullen om de procedure te voltooien. Als u uw e-mailadres niet meer weet, neem dan contact op met het DGE-secretariaat.

Houd er ook rekening mee dat het e-mailadres en het wachtwoord hoofdlettergevoel zijn. Dit betekent dat u de exacte hoofdletters en kleine letters moet gebruiken, anders kan het systeem u niet aanmelden.

Als u lid bent van een community, bevat uw homepagina informatie over de geplande vergaderingen en documenten van de betreffende community zonder dat u iets hoeft te doen. Als u informatie van andere communities wilt volgen, kunt u zich abonneren via de rubriek “communities” dat toegangelijk is vanaf de homepagina.

De documenten die beschikbaar zijn op het DGE-portaal zijn geüpload door de dossierbeheerders/Service Managers van de verschillende communities. Deze zijn gerangschikt per vergadering.

Via het Portaal deelt de DGE openbare of vertrouwelijke documenten met de personen vermeld in artikel 2.2 van het Samenwerkingsakkoord met betrekking tot de vertegenwoordigers van het Koninkrijk België in de raad van Ministers van de Europese Unie. Deze documenten kunnen gedownload worden. Het is in uw eigen verantwoordelijkheid om deze documenten te downloaden en te delen met externe partijen.

Een lidmaatschap van één of meer communities kan worden aangevraagd bij het aanmaken van een account, of door u voor deze communities te registreren via de rubriek “communities” dat toegankelijk is vanaf de homepagina.

De toegang tot deze community wordt goedgekeurd door de Service Manager van de DGE, op basis van het artikel 2.2 van het Samenwerkingsakkoord tussen de Federale Staat, de Gemeenschappen en de Gewesten betreffende de vertegenwoordiging van het Koninkrijk België in de Ministerraad van de Europese Unie gericht op de personen die deelnemen aan de intra-Belgische coördinaties.

Een Access Manager is de persoon die in een organisatie is aangewezen om de lijst te beheren van leden van deze organisatie die toegang hebben tot het DGE-Portaal.

Het is aanbevolen om slechts één persoon binnen uw organisatie aan te wijzen (bij voorkeur iemand die betrokken is bij het werk van de DGE), ook al is het mogelijk om meer dan één Access Manager aan te duiden.

De Access Managers hebben op het DGE-Portaal toegang tot een extra functionaliteit voor het beheer van hun organisatie. Via de rubriek “Mijn organisatie” kan de Access Manager verzoeken goedkeuren of afwijzen en leden van de lijst verwijderen.

In geval van afwezigheid, kunt u het DGE-secretariaat vragen om zich in uw functie te laten vervangen door een andere daartoe gewezen persoon binnen uw organisatie. De Access Manager is in dit geval verantwoordelijk voor het informeren en het trainen van de nieuwe Acces Manager binnen de organisatie.

Dit is een taak van het DGE-secretariaat.

Ja. U kunt uw deelname bevestigen via de homepage door te klikken op het evenement, en daarna op “registeren voor het evenement”

Enkel de leden van een community hebben toegang tot documenten van vergaderingen van diezelfde community. Als u lid bent van de community en u ziet het document dat u zoekt niet in de lijst met bijhorende documenten, dan komt dit doordat het document nog niet beschikbaar is, nog niet werd geüpload op het DGE-portaal of als het niet essentieel wordt beschouwd voor de vergadering.

Er kunnen hiervoor verschillende redenen zijn:

- U bent geen lid meer van de community. Als u denkt dat u onterecht bent verwijderd uit de community, kunt u opnieuw een lidmaatschap aanvragen door te klikken op “communities” en “registreer voor deze community”.

- U heeft meer dan één account op het DGE-portaal. In dit geval kunnen uw affiliaties worden gekoppeld aan andere accounts. Als u denkt dat dit het geval is, kunt u contact opnemen met het DGE-secretariaat.